Hoofdfuncties binnen het UITbestuur

Ieder bestuurslid heeft zijn of haar eigen taak binnen het UITbestuur. Er zijn zes verschillende hoofdfuncties: Acquisitie, Communicatie, Fiscaat & Deelnemers en drie Programma's. 

Functionaris Acquisitie

  • Sponsoren werven in geld en natura (hoofdverantwoordelijke)
  • Relatie met sponsoren initiëren en onderhouden
  • Website betreffende sponsoren actueel houden
  • Contracten sponsoren opstellen
  • Toezicht op branche-exclusiviteit sponsoren
  • Verzorgen advertenties UIT magazine
  • Verzorgen netwerkborrels
  • Actuele financiële stand bijhouden wat betreft eigen functie

Functionaris Communicatie

  • Ontwikkelen huisstijl
  • Doorvoeren huisstijl intern en extern
  • Drukwerk verzorgen 
  • Eindverantwoordelijke nieuwsbrieven
  • Website onderhouden en verbeteren
  • Applicatie onderhouden en verbeteren
  • Beheren van alle sociale media
  • Werving UITredactie, Mediacrew en Radiocrew
  • Persvoorlichting
  • Toezicht interne en externe communicatiestromen
  • Communicatie tijdens de UIT (hoofdverantwoordelijke)
  • Contracten eigen relaties vastleggen
  • Bijdrage financiële situatie UIT (bijdrage acquisitie, actuele financiële stand bijhouden wat betreft eigen functie, etc.)

Functionaris Fiscaat en Deelnemers

  • Werving UITlopers
  • Werving mentoren, crew, eventmanagers en horecamanagers
  • Verzorgen trainingen van alle medewerkers
  • Voorzieningen voor medewerkers tijdens de UIT, zoals eten en drinken
  • Coördinatie van de centrale post en EHBO
  • Aanmeldsysteem UITlopers en medewerkers
  • Communicatie voor en tijdens de UIT richting medewerkers en deelnemers
  • Betalingen uitvoeren
  • Startbegroting opstellen
  • Eindafrekening opstellen
  • Actuele financiële stand bijhouden (hoofdverantwoordelijke)

Functionaris Programma

  • Programmaonderdelen verzinnen en regelen zoals: de openingsshow, de stadsintroductie, de informatiemarkt, de sportmarkt, workshops, de verenigingsparade, het culturele festival, etc.
  • Lunch
  • Avondeten
  • Artiesten
  • Draaiboeken opstellen
  • Sanitair, stroom, water, hekwerk, beveiliging, podia, licht en geluid, afvalverzameling, etc.
  • Vergunningen aanvragen
  • Contact met gemeente, politie, en brandweer
  • Offertes opvragen
  • Evenementenbeurzen bezoeken
  • Bijdrage financiële situatie UIT (bijdrage acquisitie, actuele financiële stand bijhouden wat betreft eigen functie, etc.)

Bijfuncties binnen het UITbestuur

Naast de zes hoofdfuncties, zijn er twee bijfuncties die vervuld worden door twee personen binnen het UITbestuur namelijk Voorzitter en Secretaris.

Voorzitter

  • Voorbereiden en leiden van de bestuursvergaderingen.
  • Voorbereiden en leiden van vier UIToverleggen met de grote studentenverenigingen.
  • Leiden van het dagelijkse veiligheidsoverleg met grote verenigingen en veiligheidspartners tijdens de UIT
  • Zorgen voor de interne samenwerking en het groepsgevoel binnen het UITbestuur
  • Houden van persoonlijke overleggen met de andere bestuurders van het UITbestuur
  • Verantwoordelijkheid dragen van de jaarplanningen van het bestuur en toezicht houden dat daaraan gehouden wordt
  • Contactpersoon tussen UITbestuur en de adviesraad
  • Schrijven van bewonersbrieven voorafgaand aan de UIT
  • Maken en houden van speeches voor de UIT

Secretaris

  • Inplannen en notuleren van vergaderingen
  • Reserveringen plaatsen en bestuursafspraken beheren
  • Beheer van het algemene UIT e-mailadres
  • Beheer van de algemene UIT Whatsapp
  • Beheer inkomende- en uitgaande post
  • Contactpersoon van studentenorganisaties en verenigingen
  • Contactpersoon van aangesloten onderwijsinstellingen
  • Schrijven van brieven en uitnodigingen
  • Interne administratie bijhouden (vakantiedagen, aan- en afwezigheid)