Tickets

UIT Beleid

Tijdens de UIT hanteren wij specifieke regelingen omtrent alcohol-en drugsgebruik, voldoen wij aan de privacywet en hanteren wij een gedragscode voor alle aanwezigen tijdens de UIT 2026.

Alcohol & drugs policy 2026 English

Inleiding

Het UIT-team, een team bestaande uit vijf studenten, organiseert in opdracht van de Colleges van Bestuur van de Universiteit Utrecht en de Hogeschool Utrecht de Utrechtse Introductie Tijd (UIT). De nieuwe eerstejaarsstudenten krijgen een gevarieerd programma aangeboden om elkaar, de onderwijsinstellingen, het studentenleven en de stad in al haar facetten te leren kennen. Om een veilige en prettige sfeer voor iedereen te creëren, is het alcohol- en drugsbeleid opgesteld.

Tijdens de selectie en training van alle medewerkers en vrijwilligers van de UIT, wordt het alcoholen drugsbeleid prominent onder de aandacht gebracht. Ook worden de studentenorganisaties en andere betrokken partijen expliciet gevraagd zich te committeren aan het beleid. Elk jaar wordt er kritisch naar het beleid gekeken, waarbij wordt getoetst of het beleid voldoet aan de eisen of toe is aan wijzigingen. Het uitgangspunt voor dit alcohol- en drugsbeleid is de wetgeving omtrent alcohol en drugs. Daarnaast heeft het UIT-team enkele eigen regels opgesteld. Hieronder volgt het alcoholen drugsbeleid van de UIT 2026.

Dit beleid is geldend voor alle gecommitteerden aan de UIT zoals genoemd in dit document.
Dit beleid is tot stand gekomen in opdracht van de opdrachtgevers Universiteit Utrecht en Hogeschool Utrecht. Advies van Jellinek en Trimbos is voor dit alcohol- en drugsbeleid in acht genomen.

Alcohol- en drugsbeleid

Begrippen

  • UIT: Utrechtse Introductie Tijd. Vierdaags studentenevenement dat tot doel heeft: het bekend maken van nieuwe studenten met medestudenten, de in de stad aanwezige relevante faciliteiten, onderwijsinstellingen en de stad De UIT 2026 vindt plaats van 10 tot en met 13 augustus 2026.
  • UIT-team: Utrechtse Introductie Tijd team dat zich, in opdracht van de Universiteit Utrecht en de Hogeschool Utrecht, bezighoudt met de organisatie van de UIT. Het UIT-team is onderdeel van de Directie Studenten, Onderwijs & Onderzoek (SO&O) van de Universiteit Utrecht
  • UU: Universiteit Utrecht
  • HU: Hogeschool Utrecht
  • Deelnemer: Aankomend student die deelneemt aan de UIT
  • Mentor: Begeleider van een groep deelnemers tijdens de UIT
  • Crew (supercrew): Functioneert als begeleider van de mentoren, verantwoordelijke voor de logistiek voor/tijdens de UIT, en zijn ter ondersteuning van het UIT-
  • Horecamanagers: Hebben een coördinerende rol op alle tappunten tijdens het officiële programma van  de  UIT  en  onderhouden  contact  met  de drankleveranciers op locatie.
  • Eventmanager: Begeleider van de crew voor/tijdens de
  • Medewerkers: Medewerkers van de UIT, iedereen met een ander UIT-bandje dan de Hieronder vallen ook medewerkers van deelnemende studentenorganisaties.
  • Studentenorganisaties: Alle studentenorganisaties die gevestigd zijn in
  • Horecagelegenheden: Horecagelegenheden die deelnemen aan een programmaonderdeel van de
  • Centrale Post: De Centrale Post bevindt zich op een nader te bepalen centrale Deelnemers, mentoren en alle andere geïnteresseerden kunnen hier terecht met hun vragen, problemen en/of klachten.

Algemeen

Tijdens de gehele duur van de UIT (maandag 10 augustus t/m donderdag 13 augustus) wordt het alcohol- en drugsbeleid van de UIT gehandhaafd. De gehele UIT wordt er vanaf 14:00 uur alcohol geschonken.

Voor alle gecommitteerden aan de UIT geldt de drank- en horecawet, de alcoholwet en de opiumwet.

Alcohol

Alcohol schenken en doorspelen

Het is voor deelnemers, medewerkers en bezoekers van de UIT die minderjarig zijn verboden alcohol te nuttigen. Dit geldt ook voor deelnemers, medewerkers en bezoekers van de UIT onder de 25 jaar oud zonder geldig legitimatiebewijs. Het is ten strengste verboden om alcohol te schenken, verstrekken en/of door te spelen aan deelnemers, medewerkers en bezoekers van de UIT die minderjarig zijn. Dit geldt ook voor deelnemers, medewerkers en bezoekers van de UIT onder de 25 jaar oud zonder geldig legitimatiebewijs. We hanteren hier de algemene alcohol wet.

Eigen alcoholische drank

Het is niet toegestaan om eigen drank te nuttigen op programmaonderdelen van de UIT. Op programmaonderdelen van de UIT is het alleen toegestaan om alcoholische dranken te nuttigen die zijn aangeschaft bij barren gefaciliteerd door de UIT.

Alcoholvrije drank

Het schenken van in dit document gespecificeerde 0,0% dranken is toegestaan tijdens de officiële programmaonderdelen van de UIT. Voor het aanbod van 0,0% bier en Radler gelden dezelfde regels als voor alcoholhoudende dranken.

Drankaanbod

Het UIT-team zorgt ervoor dat er tijdens alle officiële programmaonderdelen van de UIT naast de alcoholhoudende dranken altijd een voldoende gevarieerd aanbod van alcoholvrije dranken beschikbaar is. Zowel tijdens de programmaonderdelen van de UIT, als bij de UIT aangesloten studentenorganisaties, zal er gedurende de UIT geen sterke drank, premix of andere zwak alcoholische dranken – behalve normaal bier, Cider, Hard Seltzer, alcoholvrij bier, wijn, Radler 2.0% en Radler 0,0% – worden geschonken. Hierbij geld een maximum van 2 varianten op de cider en Hard Seltzer.

Gecommitteerde studentenorganisaties kunnen een aanvraag indienen om af te wijken van het alcoholbeleid met één extra alcoholhoudende drank tijdens de UIT 2026. Het huidige alcoholbeleid blijft leidend en deze optie is alleen als aanvulling mogelijk op het huidige alcoholbeleid.

Mogelijkheid tot aanvraag voor deze aanvullende optie wordt door het UIT-team t.z.t. gecommuniceerd.

Standaardhoeveelheden

Alcohol wordt tijdens de UIT geschonken in standaardhoeveelheden.

  • Bier, Cider, Hard Seltzer: maximaal 25 cl per consumptie
  • Radler 0%: maximaal 33 cl per consumptie
  • Wijn: maximaal 10 cl per consumptie

Drugs

Tijdens de UIT wordt het bezit, gebruik, en/of onder invloed zijn van drugs niet getolereerd. Dit geldt voor zowel soft- als harddrugs en lachgas.

Handhaving en sancties drugs

Handhaving van drugs geschiedt op dezelfde wijze als de handhaving van het alcoholbeleid. Dezelfde sanctie geldt daarmee automatisch ook voor overtreding van het drugsbeleid.

Gecommitteerden

De gecommitteerden aan de UIT zijn:

  • UIT-team
  • Eventmanagers
  • Crew (supercrew)
  • Mentoren
  • Deelnemers
  • Bezoekers
  • Studentenorganisaties
  • Deelnemende horecagelegenheden

UIT-team

De organisatoren van de UIT zijn samen met de projectleiders vanuit de Universiteit Utrecht en de Hogeschool Utrecht eindverantwoordelijk. Namens de opdrachtgevers draagt het UIT-team de verantwoordelijkheid voor de communicatie en handhaving van het alcohol – en drugsbeleid binnen het UIT-programma. De verantwoordelijkheid voor de handhaving bij externe partners, zoals horecagelegenheden en studentenorganisaties ligt bij de externe partner. Het UIT-team zal erop toezien dat het personeel achter de tappunten op het terrein van de UIT bekend is met de regels omtrent alcoholverstrekking tijdens de UIT en zorgt dat deze ook worden nageleefd. De medewerkers van de UIT zien er namens het UIT-team op toe dat de verstrekking van alcoholhoudende drank gedurende de openingstijden op verantwoorde wijze plaatsvindt. Tijdens de UIT en de medewerkerstrainingen vóór de UIT wordt onder geen beding aangedrongen op het gebruik van alcohol. Tijdens de UIT heeft het UIT-team het recht om personen te weren die zichtbaar te veel gedronken hebben of onder invloed zijn van andere verdovende middelen. Het UIT-team zal ook de externe tappers hierop wijzen.

Eventmanagers

Eventmanagers zijn samen met het UIT-team verantwoordelijk voor de organisatie van de UIT. Bij overtreding van het alcohol- en drugsbeleid of bij onverantwoord alcoholgebruik, hebben de eventmanagers de plicht om deelnemers en andere bezoekers van de UIT op hun gedrag te wijzen.

Voorbereidend op de UIT worden de eventmanagers en het UIT-teamgetraind door Jellinek om beter om te kunnen gaan met incidenten en zal gezorgd worden voor de nodige tips en uitleg om alcoholgebruik binnen een groep te beperken.

Crew

Voor Crew geldt dat er geen alcoholische dranken worden genuttigd 8 uur vóór en tijdens hun shift. De crewleden die een shift draaien, zijn te herkennen aan de keycords. Bij overtreding van het alcohol- en drugsbeleid of bij onverantwoord alcoholgebruik heeft de crew de plicht om deelnemers en andere bezoekers van de UIT op hun gedrag te wijzen.

Horecamanagers

De Horecamanagers en het barpersoneel zijn op zowel mondelinge als schriftelijke wijze door het UIT-team geïnformeerd over het alcohol- en drugsbeleid. Bij overtreding van het beleid of bij onverantwoord alcoholgebruik hebben de Horecamanagers en het barpersoneel de plicht om deelnemers en andere bezoekers van de UIT op hun gedrag te wijzen. Zij dienen bovendien onder geen beding aan te dringen op het gebruik van alcohol. Tevens is het voor hen ten strengste verboden alcohol/0,0% dranken door te spelen en te verkopen aan jongeren onder de 18 jaar oud of aan jongeren onder de 25 jaar oud die geen geldig legitimatiebewijs kunnen tonen. Horecamanagers tijdens de UIT zijn op de hoogte van het alcohol – en drugsbeleid en in het bezit van minimaal de Instructie Verantwoord Alcoholgebruik (IVA). Er is altijd een persoon aanwezig met diploma Sociale Hygiëne. De Horecamanagers en het barpersoneel drinken geen alcoholische dranken tijdens hun shift.

Voorbereidend op de UIT wordt de Horecamanagers getraind door Jellinek om beter om te kunnen gaan met incidenten en zal gezorgd worden voor de nodige tips en uitleg om alcoholgebruik binnen een groep te beperken. De Horecacrew draagt opgedane kennis over aan mentoren.

Mentoren

Zijn verantwoordelijk voor hun groepje. Zij zien toe dat de deelnemers zich houden aan de regels. Mentoren zijn te herkennen aan het rode mentorshirt. Mentoren hebben een voorbeeldfunctie wat betreft het alcoholgebruik van de deelnemers in hun groepje. Bij overtreding van het alcohol- en drugsbeleid of bij onverantwoord alcoholgebruik hebben de mentoren de plicht om deelnemers en andere bezoekers van de UIT op hun gedrag te wijzen. De mentoren zijn gedurende de programma onderdelen van de UIT verantwoordelijk voor hun groepje. Dit betekent dat ze ook aangesproken kunnen worden op het gedrag van de deelnemers in hun groepje.

Mentoren kunnen een samenvatting van het alcohol- en drugsbeleid terugvinden in de app. Voorbereidend op de UIT worden de mentoren getraind door Trimbos en Jellinek om beter om te kunnen gaan met incidenten en zal gezorgd worden voor de nodige tips en uitleg om alcoholgebruik binnen een groep te beperken. Mentoren zijn verantwoordelijk voor het overdragen van de regels in het alcohol- en drugsbeleid op de deelnemers.

Deelnemers

De deelnemer dient zich te allen tijde te houden aan het alcohol- en drugsbeleid, draagt zelf de verantwoordelijkheid voor de uitvoering hiervan en is zich bewust van de sancties op het niet naleven van het beleid. Tevens is het voor hen ten strengste verboden alcohol/0,0% dranken door te spelen aan jongeren onder de 18 jaar oud. Deelnemers kunnen een samenvatting van het alcohol-en drugsbeleid terugvinden in de app en op de website van de UIT. Bovendien zullen de deelnemers tijdens de UIT door hun mentoren, en andere medewerkers, op het beleid gewezen worden.

Bezoekers

Sommige programmaonderdelen zijn ook toegankelijk voor externe bezoekers. Bij aankoop van het toegangsticket dienen bezoekers akkoord te gaan met het alcohol- en drugsbeleid.

Studentenorganisaties

De studentenorganisaties vullen een deel van het programma van de UIT aan. Daarom is er expliciet aandacht besteed aan de programma’s van de studentenorganisaties op het gebied van alcohol en drugs. De programma’s worden in samenspraak met het UIT-team vastgesteld.

Deelnemende horecagelegenheden

Horecagelegenheden vullen een deel van het programma van de UIT aan. Daarom is er expliciet aandacht besteed aan de programma’s van de horecagelegenheden op het gebied van alcohol en drugs. De programma’s worden in samenspraak met het UIT-team vastgesteld.

Wanneer een horecagelegenheid meedoet aan een officieel programmaonderdeel van de UIT, tekenen zij een contract. Hier staat onder andere in dat de horecagelegenheid zich moet houden aan het alcohol – en drugsbeleid, zoals de in dit document genoemde schenktijden en drankaanbod.

Handhaving

UIT-team

Namens de opdrachtgevers draagt het UIT-team de eindverantwoordelijkheid voor de communicatie en handhaving van het alcohol – en drugsbeleid binnen het UITprogramma. Het UIT-team zal erop toezien dat het personeel achter de tappunten op het terrein van de UIT bekend is met de regels omtrent alcoholverstrekking tijdens de UIT en ervoor zorgdraagt dat deze ook worden nageleefd.

Tijdens de UIT heeft het UIT-team het recht om personen te weren die zichtbaar te veel gedronken hebben of zichtbaar onder invloed zijn van andere verdovende middelen. Het UIT-team zal ook eventuele externe barmedewerkers hierop wijzen.

Op maandag 10 augustus 2026 krijgt elke deelnemer een polsbandje dat toegang geeft tot het programma van de UIT (zowel bij de studentenorganisaties als op de locaties georganiseerd door het UIT-team). De bandjes voor jongeren onder de 18 jaar oud hebben een andere kleur dan de bandjes voor deelnemers van 18 jaar en ouder. Zo kan snel worden gezien of de deelnemer wel of geen alcohol mag drinken. Tijdens de UIT zal de beveiliging actief letten op het naleven van het alcohol-en drugsbeleid. Bij overtreding gaan beveiliging en UIT-team in overleg.

Handhaving extern

Het UIT-team heeft alle deelnemende partijen (horecagelegenheden, studentenorganisaties en overige partners) geïnformeerd over het alcohol- en drugsbeleid door middel van een brief en/of door middel van overleg. Door deelname aan de UIT committeren deze partijen zich aan dit beleid. De verantwoordelijkheid en handhaving voor de naleving ervan ligt echter bij de vergunninghouder zelf.

Handhavers van de gemeente zullen tijdens de UIT steekproefsgewijs controleren op de handhaving van de drank- en horecawet en kunnen bij overtreding boetes uitdelen.

Studentenorganisaties

De studentenorganisaties blijven, ondanks het overleg wat betreft hun programma tijdens de UIT, zelf vergunninghouder voor hun evenement en dus ook zelf verantwoordelijk voor de handhaving van de drank- en horecawet en dit alcohol- en drugsbeleid. Tijdens de UIT bezoeken UIT-team en eventmanagers de studentenorganisaties om steekproefsgewijs na te gaan of het alcohol- en drugsbeleid wordt nageleefd.

Horeca en overige partners

Tijdens de UIT hebben horecaondernemingen het recht om deelnemers te weren die zichtbaar te veel gedronken hebben of onder invloed zijn van andere verdovende middelen. De horecagelegenheden zullen tijdens de UIT geen alcohol schenken aan in staat van dronkenschap verkerende deelnemers en deelnemers die een gevaar lijken te zijn voor de openbare orde, veiligheid of zedelijkheid. Zij hebben zich, zoals altijd, aan de drank- en horecawet te houden.

Externe organisaties mogen ten alle tijden geen bandjes afknippen bij de deelnemers als deze het alcohol en drugs beleid overtreden.

Handhaving

Sancties door het UIT-team

Wanneer een gecommitteerde zich niet aan het alcohol- en drugsbeleid houdt, kan deze door het UIT-team een sanctie opgelegd krijgen. Bij een medewerker of deelnemer kan het entreebewijs (polsbandje) hierbij worden afgeknipt. Hiermee wordt de toegang tot de UIT direct ontzegd. Zowel de studentenorganisaties, horecagelegenheden als overige partners zijn hiertoe niet bevoegd. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor het handhaven en naleven van het beleid. De deelnemer of medewerker, waarvan het polsbandje is doorgeknipt, kan de volgende dag in gesprek gaan met de projectleiders. Wanneer er sprake is van verzachtende omstandigheden, kan de deelnemer of medewerker diens entreebewijs (polsbandje) terugkrijgen. De naam van deze deelnemer of medewerker wordt genoteerd. Als de deelnemer of medewerker wederom het alcohol- en drugsbeleid overtreedt, wordt het entreebewijs (polsbandje) afgeknipt en mag die niet meer deelnemen aan de UIT. Bij een gecommitteerde studentenorganisatie of horecagelegenheid zal er een gesprek worden ingepland om de overtreding te gezamenlijk bespreken.

Schenken of doorspelen van alcohol

Wanneer een medewerker of mentor alcohol doorspeelt aan jongeren onder de 18 jaar oud, kan deze door het UIT-team eerdergenoemde sancties opgelegd krijgen. Mentoren worden bij overtreding vervangen door reservementoren die ook de mentortraining hebben gevolgd.

Medewerkers worden vervangen door bestaande medewerkers die de overige diensten overnemen.

Sancties door beveiliging

Wanneer bij het betreden van de activiteit ter plekke beoordeeld wordt dat een deelnemer in beschonken staat is en/of zich niet houdt aan het alcohol- en drugsbeleid, kan deze door de beveiliging weggestuurd worden bij de desbetreffende activiteit. Vervolgens zal bovengenoemde sanctie in werking treden.

Bovenstaande sancties zijn van de UIT. Overige sancties vanuit de alcoholwet gelden natuurlijk ook.

Code of conduct UIT 2026 English

1 – KADER

Het UIT-team, een team van minimaal vijf studenten en twee projectleiders, organiseert in opdracht van de Colleges van Bestuur van de Universiteit Utrecht en de Hogeschool Utrecht de Utrechtse Introductie Tijd (UIT). De nieuwe eerstejaarsstudenten krijgen een gevarieerd programma aangeboden om elkaar, de onderwijsinstellingen, het studentenleven en de stad in al haar facetten te leren kennen.

Door een veranderende samenleving met een toenemende mate van openheid en mogelijkheden om informatie te delen, is het meer dan ooit van belang dat de cultuur gedurende de UIT in overeenstemming is met de heersende normen en waarden van de maatschappij. De UIT draagt er in haar geheel zorg voor dat alle gecommitteerde van de UIT[1] zich bij hen thuis voelen en dat hun veiligheid geborgd is.

[1] Gecommitteerden van de UIT zijn het UIT-team, eventmanagers, horecamanagers, crew, mentoren, deelnemers en bezoekers.

2 – REIKWIJDTE

De organisatoren van de UIT zijn samen met de projectleiders eindverantwoordelijk. Namens de opdrachtgevers draagt het UIT-team de eindverantwoordelijkheid voor de communicatie en handhaving van de gedragscode binnen het UIT-programma. De verantwoordelijkheid voor de handhaving bij externe partners, zoals horecagelegenheden en studentenorganisaties ligt bij de externe partner.

Deze gedragscode beschrijft de principes van de gecommitteerde van de UIT en noemt een

aantal uitgangspunten voor de naleving ervan. Daarnaast is als vanzelfsprekend hoofdstuk 1, met

in het bijzonder artikel 1, van de Grondwet van toepassing.[2] Door deze principes te beschrijven wordt bewustwording gecreëerd en naleving gestimuleerd. Partijen kunnen elkaar aanspreken op gedragingen die niet overeenkomen met hetgeen in deze gedragscode is opgenomen.

Deze gedragscode heeft betrekking op alle georganiseerde programmaonderdelen vanuit het UIT-team.

[2] Art. 1 Grondwet: Allen die zich in Nederland bevinden, worden in gelijke gevallen gelijk behandeld. Discriminatie wegens godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht of op welke grond dan ook, is niet toegestaan.

3 – UITGANGSPUNTEN

Uitgangspunten van deze gedragscode zijn:

  1. Als gecommitteerde van de UIT heb je respect voor andere gecommitteerden van de UIT en iedereen die op een andere manier betrokken is bij de UIT;
  2. Als gecommitteerde van de UIT ga je respectvol om met elkaars eigendommen en die van de UIT;
  3. Als gecommitteerde van de UIT zorg je ervoor dat jouw gedrag bijdraagt aan een veilige sfeer binnen de UIT, onderdeel hiervan is het respecteren van elkaars grenzen;
  4. Als gecommitteerde van de UIT uit je geen verbaal en fysiek geweld, hieronder vallen onder andere ook (cyber)pesten en intimidatie;
  5. Als gecommitteerde van de UIT pas je geen seksueel overschrijdend gedrag toe;
  6. Als gecommitteerde van de UIT stimuleer en motiveer je andere gecommitteerden om elkaar te respecteren en handel je wanneer dit niet gebeurt;
  7. Als gecommitteerde van de UIT houd je je aan het alcohol- en drugsbeleid van de UIT;
  8. Als gecommitteerde van de UIT draag je verantwoordelijkheid voor je eigen handelen.

4 – HANDHAVING

De gedragscode geldt voor iedere vorm van contact of communicatie, dus ook voor contact via e-mail of uitingen via sociale kanalen. We moedigen de gecommitteerden aan om melding te maken van gedrag dat in strijd is met deze gedragscode. Deze melding kan (vertrouwelijk) gemaakt worden bij het UIT-team of de vertrouwenspersoon van de UIT.

Tijdens de start van de UIT krijgt elk gecommitteerde een polsbandje dat toegang geeft tot het programma van de UIT (zowel bij de studentenorganisaties als op de locaties georganiseerd door het UIT-team). De bandjes voor jongeren onder de 18 jaar oud hebben een andere kleur dan de bandjes voor deelnemers van 18 jaar en ouder. Zo kan snel worden gezien of de deelnemer wel of geen alcohol mag drinken. Tijdens de UIT zal de beveiliging actief letten op het naleven van het alcohol- en drugsbeleid en de gedragscode. Bij overtreding gaan beveiliging en UIT-team in overleg en bepalen of een sanctie opgelegd dient te worden.

5 – SANCTIES

Sancties door het UIT-team: Wanneer een gecommitteerde zich niet aan de gedragscode houdt, kan deze door het UIT-team een sanctie opgelegd krijgen. Op het moment dat een gecommitteerde op heterdaad wordt betrapt door organisatie van de UIT wordt het entreebewijs (polsbandje) afgeknipt. Hiermee wordt de toegang tot de UIT direct ontzegd. De gecommitteerde kan de volgende dag in gesprek gaan met de projectleiders. Wanneer er sprake is van verzachtende omstandigheden, kan de gecommitteerde zijn of haar entreebewijs (polsbandje) terugkrijgen. Deze gecommitteerde komt op een lijst terecht. Als de gecommitteerde wederom de gedragscode overtreedt, wordt het entreebewijs (polsbandje) afgeknipt en mag de deelnemer niet meer deelnemen aan de UIT.

Op het moment dat er een melding via een gecommitteerde over een andere gecommitteerde binnenkomt bij het UIT-team, zal het UIT-team ook in gesprek gaan met de beschuldigde. Mogelijk wordt hierbij een officiële waarschuwing afgegeven. Op het moment dat er nog een melding binnenkomt over dezelfde gecommitteerde, wordt direct het entreebewijs (polsbandje) afgeknipt.

Bijlage 1 – CONTACT GEGEVENS BIJ INCIDENTEN

Centrale Post: 06-81183553

UIT-team (voorzitter): 06-28801264  / [email protected]

Vertrouwenspersoon:  zie website/app voor contactgegevens

Privacystatement 2026 English

Privacy Statement

In deze privacyverklaring leggen we uit wat voor welke doeleinden wij jouw persoonsgegevens verwerken, hoe u uw privacy rechten kunt uitoefenen en overige informatie die jouw als student of vrijwilliger van belang kan zijn als je deelneemt aan de Utrechtse Introductie Tijd (UIT).

Wie is verantwoordelijk voor het verwerken van mijn persoonsgegevens?

De Universiteit Utrecht (UU) is de verantwoordelijke in de zin van de AVG. De UU vindt het van essentieel belang dat de persoonlijke gegevens van haar studenten, onderzoekers, medewerkers en bezoekers met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld en beveiligd. Wij willen ook open zijn over de wijze waarop jouw gegevens door ons worden verwerkt. Daarom lichten wij dit hieronder toe. Voorop staat dat wij ons in alle gevallen houden aan de eisen die de AVG stelt.

Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens verwerkt?

De persoonlijke gegevens die van jou worden verzameld, worden onder andere door de UU gebruikt om deelname aan de UIT 2026 mogelijk te maken. Om deel te nemen aan de UIT 2026, als vrijwilliger of (aankomend) student, moet je je eerst registreren. Daarmee maken wij een account, waarmee je kunt inloggen met die gebruikersnaam en zelfgekozen wachtwoord.

Tijdens het invullen van het registratieformulier kan je ook bepaalde voorkeuren aangeven. Deze voorkeuren worden gebruikt voor een optimale verdeling van studenten in groepen waar plezier en saamhorigheid centraal staat, om tegemoet te komen aan bepaalde dieetwensen. Voor vrijwilligers specifiek verwerken we persoonsgegevens voor het ter beschikking stellen van de juiste kleding en het inplannen van het vrijwilligersrooster.

Jouw persoonsgegevens kunnen ook worden gebruikt om voor en tijdens de UIT 2026 berichten aan je door te geven, bijvoorbeeld als er door onvoorziene omstandigheden een wijzigingen in het programma plaatsvinden. Maar we willen ook graag weten met wie we contact kunnen opnemen als er zich een noodsituatie voordoet.

Tot slot kunnen jouw persoonsgegevens worden verwerkt wanneer onze medewerkers tijdens de UIT-dagen foto’s en video-opnames maken. Dit beeldmateriaal wordt uitsluitend voor promotiedoeleinden gebruikt. Denk hierbij aan een promofilm voor toekomstige UIT-events of content voor op onze social-media kanalen. Wil jij een foto of video-opname waarop jij te zichtbaar bent laten verwijderen? Stuur dan een mail naar [email protected].

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

De persoonsgegevens die we van jou verwerken is afhankelijk van of je deelneemt aan de UIT als student of als vrijwilliger. 

Wanneer je deelneemt aan de UIT-dagen worden de volgende persoonsgegevens van jou verwerkt:

  • Voor- en achternaam;
  • Geboortedatum;
  • Geslacht;
  • E-mailadres;
  • Telefoonnummer;
  • Adres;
  • Allergieën of dieetwensen;
  • Voorkeur mentorgroepje;
  • Interesses;
  • Bankrekeningnummer;
  • Contactpersoon noodgeval;
  • Taalvoorkeur;
  • Onderwijsinstelling;
  • Studie;
  • Optioneel: afbeelding.

 

Wanneer je als vrijwilliger werkzaamheden verricht voor de UIT worden de volgende persoonsgegevens van jou verwerkt:

  • Voor- en achternaam;
  • Geboortedatum;
  • Geslacht;
  • E-mailadres;
  • Telefoonnummer;
  • Contactpersoon noodgeval;
  • Allergieën of dieetwensen;
  • Rijbewijs ja/nee;
  • Kledingmaat;
  • Voorkeur mentorgroepje;
  • Interesses;
  • Beschikbaarheid van de vrijwilliger;
  • Eventueel: studentenorganisatie.

 

Deze persoonsgegevens verzamelen we door wat jij hebt ingevuld tijdens het registratieproces. Daarnaast ontvangen we jouw persoonsgegevens van derde partijen die we hebben ingeschakeld om deelname aan de UIT voor studenten en vrijwilligers mogelijk te maken (zie onder het kopje ‘Worden mijn gegevens met derden gedeeld?’).

Wat is de wettelijke grondslag?

Het verwerken van jouw persoonsgegevens voor de deelnameregistratie, doen wij op basis van de toestemming die je hebt gegeven tijdens de registratie. Wanneer je de verplichte velden in het registratieformulier op de UIT-website niet invult, kun je helaas niet deelnemen aan de UIT. Het is in het belang van de UIT en de deelnemer dat deze gegevens juist zijn geregistreerd.

De voorkeuren en interesses die je bij de registratie opgeeft verwerken we op basis van jouw toestemming. Je kunt jouw toestemming altijd intrekken door te mailen naar [email protected]of[email protected].

Tot slot is het ook mogelijk dat de UU ook een wettelijke plicht heeft om jouw persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld als er een incident plaatsvindt tijdens de UIT-dagen waar de politie bij betrokken wordt. Ook kan het mogelijk zijn dat de UU jouw gegevens verwerkt om jouw vitale belangen te beschermen, bijvoorbeeld in het geval van een medisch noodgeval.

Hoe worden mijn persoonsgegevens beveiligd?

De UU past technische en organisatorische maatregelen toe om jouw persoonsgegevens te beschermen. Voorbeelden van genomen maatregelen, om bijvoorbeeld ongeoorloofde toegang tot of het ongeoorloofde gebruik van persoonsgegevens en de apparatuur die voor de verwerking wordt gebruikt te voorkomen, zijn:

  • Toegang tot jouw persoonsgegevens gebeurt o.b.v. het need-to-know principe;
  • De persoonsgegevens die worden verstuurd naar derden worden versleuteld middels encryptie;
  • De personen die toegang hebben tot jouw persoonsgegevens zijn gehouden tot strikte professionele geheimhouding;

Worden mijn gegevens gedeeld met derden?

Jouw persoonsgegevens worden gedeeld met derde partijen om deelname aan de UIT 2026 en de verschillende activiteiten mogelijk te maken. Hierbij kan je denken aan de aanbieder van het online registratieformulier of de betaalaanbieder die mogelijk maakt dat je aankopen kan doen tijden de UIT. De UU maakt afspraken met deze verwerkers om vertrouwelijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te waarborgen. Deze afspraken worden contractueel vastgelegd in zogeheten ‘verwerkersovereenkomsten’. 

De UU verstrekt persoonsgegevens aan handhavende autoriteiten of fraudebestrijdende organisaties wanneer dat noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting zoals de Belastingdienst.

Worden mijn gegevens gedeeld met partijen buiten de EER?

Je persoonsgegevens worden in beginsel niet doorgegeven naar ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dat wel gebeurt, treffen we passende maatregelen, zoals contractuele afspraken, om te waarborgen dat je gegevens adequaat worden beschermd.

Welke rechten heb ik volgens de AVG en hoe moet ik deze uitoefenen?

Je kunt een inzage- of correctieverzoek richten aan de UU. Geeft u daarbij duidelijk aan dat het gaat om een inzage- of correctieverzoek op grond van de AVG. Je kunt ook verzoeken jouw gegevens te laten verwijderen, echter dit is slechts mogelijk voor zover de UU nog aan zijn wettelijke verplichtingen kan voldoen, zoals de wettelijke bewaartermijnen. Houdt u er rekening mee dat het verstrekken van een kopie van een legitimatiebewijs nodig kan zijn om jouw identiteit te controleren.

Wanneer je één van de bovenstaande rechten wilt uitoefenen kan je daarvoor contact opnemen met [email protected]of [email protected].

Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?

Persoonsgegevens worden door de UU niet langer bewaard dan noodzakelijk is om het doel van de verwerking te realiseren of om te voldoen aan een wettelijke plicht. De persoonsgegevens die wij verzamelen in het kader van de UIT worden uiterlijk op 01/10/2026 verwijderd. Uitgezonderd hiervan zijn bepaalde betaalgegevens en het beeldmateriaal dat wordt gemaakt tijdens de UIT-Dagen. De betaalgegevens die nodig zijn voor de fiscale bewaarplicht worden 7 jaar bewaard. Het beeldmateriaal (zowel foto’s als video’s) wordt 5 jaar na de laatste UIT-dag van 2026 verwijderd uit onze systemen. Het beeldmateriaal wat is geplaatst op de online platformen zal online blijven staan voor promotie doeleinde. Als een persoon op het beeldmateriaal zichtbaar is mag deze ten alle tijden vragen om deze beelden te laten verwijderen.

Vragen

Mocht je vragen hebben over de wijze waarop jouw persoonsgegevens worden verwerkt, dan kun je die stellen via [email protected]of [email protected]. Het privacystatement geldt ook voor de UIT app. 

Inleiding

Als je een ticket hebt gekocht en de betaling is afgerond, kan je in principe je inschrijfgeld niet terugkrijgen. Wij maken uitzonderingen voor de volgende situaties:

  • Je bent niet toegelaten tot je studie.
  • Er zijn zwaarwegende persoonlijke omstandigheden waardoor je niet deel kan nemen.

In deze gevallen kan je je afmelden via: [email protected]. Je krijgt in die specifieke gevallen je volledige inschrijfgeld terug wanneer je vóór 31 juli je afmelding via dit e-mailadres hebt doorgegeven. Na 31 juli geven wij geen inschrijfgeld meer terug. 

Wanneer wordt het bedrag terug gestort?

De terugbetaling zal in september uiterlijk worden verwerkt bij de UU. Voor vragen over de terugbetaling kan je terecht bij [email protected].

Ticket op naam

Het ticket dat je hebt gekocht is op naam, dat betekent dat je ticket niet doorverkocht kan worden aan iemand anders. Wij controleren bij de toegang je identiteitsbewijs. Mocht je dus onverwachts niet meer deel kunnen nemen, dan dien je bovenstaand retourbeleid te volgen.

Annulering vanuit de organisatie

Het kan gebeuren dat we vanuit de organisatie besluiten om de UIT niet door te laten gaan in verband met maatregelen en omstandigheden. Mocht dit zo zijn, dan krijg je het volledige inschrijfgeld terug. Wij zullen je dan natuurlijk uitgebreid hierover informeren.

Betalingsmethoden

Betalingsmethoden: BCMC, Mastercard, Maestor, VISA, Sofort, CBC online, Belfius Direct Net, IDEAL, KBC Online.  Valuta: Euro.                                                                                                                                  

Bij betaling met creditcard zal het bedrag op het moment van de transactie direct in rekening worden gebracht.