PRIVACY

In deze privacyverklaring leggen we uit wat voor welke doeleinden wij jouw persoonsgegevens verwerken, hoe u uw privacyrechten kunt uitoefenen en overige informatie die jouw als student of vrijwilliger van belang kan zijn als je deelneemt aan de Utrechtse Introductie Tijd (UIT).

Wie is verantwoordelijk voor het verwerken van mijn persoonsgegevens?

De Universiteit Utrecht (UU) is de verantwoordelijke in de zin van de AVG. De UU vindt het van essentieel belang dat de persoonlijke gegevens van haar studenten, onderzoekers, medewerkers en bezoekers met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld en beveiligd. Wij willen ook open zijn over de wijze waarop jouw gegevens door ons worden verwerkt. Daarom lichten wij dit hieronder toe. Voorop staat dat wij ons in alle gevallen houden aan de eisen die de AVG stelt.

Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens verwerkt?

De persoonlijke gegevens die van jou worden verzameld, worden onder andere door de UU gebruikt om deelname aan de UIT 2024 mogelijk te maken. Om deel te nemen aan de UIT 2024, als vrijwilliger of (aankomend) student, moet je je eerst registreren. Daarmee maken wij een account, waarmee je kunt inloggen met die gebruikersnaam en zelfgekozen wachtwoord.

De opgehaalde gegevens van surfconnect (naam, achternaam en  geboortedatum) wordt verwerkt om leeftijd te controleren in combinatie van de legitimatie controle op het evenement zelf.

Tijdens het invullen van het registratieformulier kan je ook bepaalde voorkeuren aangeven. Deze voorkeuren worden gebruikt voor een optimale verdeling van studenten in groepen waar plezier en saamhorigheid centraal staat, om tegemoet te komen aan bepaalde dieetwensen. Voor vrijwilligers specifiek verwerken we persoonsgegevens voor het ter beschikking stellen van de juiste kleding en het inplannen van het vrijwilligersrooster.

Jouw persoonsgegevens kunnen ook worden gebruikt om voor en tijdens de UIT 2024 berichten aan je door te geven, bijvoorbeeld als er door onvoorziene omstandigheden een wijzigingen in het programma plaatsvinden. Maar we willen ook graag weten met wie we contact kunnen opnemen als er zich een noodsituatie voordoet.

Tot slot kunnen jouw persoonsgegevens worden verwerkt wanneer onze medewerkers tijdens de UIT-dagen foto’s en video-opnames maken. Dit beeldmateriaal wordt uitsluitend voor promotiedoeleinden gebruikt. Denk hierbij aan een promofilm voor toekomstige UIT-events of content voor op onze social-media kanalen. Wil jij een foto of video-opname waarop jij te zichtbaar bent laten verwijderen? Stuur dan een mail naar privacy@utrechtseintroductietijd.nl. 

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

De persoonsgegevens die we van jou verwerken is afhankelijk van of je deelneemt aan de UIT als student of als vrijwilliger. 

Wanneer je deelneemt aan de UIT-dagen worden de volgende persoonsgegevens van jou verwerkt:

• Voor- en achternaam;
• Geboortedatum;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer;
• Allergieën of dieetwensen;
• Voorkeur mentorgroepje;
• Interesses;
• Bankrekeningnummer;
• Contactpersoon noodgeval;
• Taalvoorkeur

Wanneer je als vrijwilliger werkzaamheden verricht voor de UIT worden de volgende persoonsgegevens van jou verwerkt:

• Voor- en achternaam;
• Geboortedatum;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer;
• Kledingmaat;
• Beschikbaarheid van de vrijwilliger;
• Eventueel: studentenorganisatie.

Als je inlogt via surfconnect halen wij je voor en achternaam en geboortedatum op zodat jij deze niet zelf hoeft in te vullen. De andere persoonsgegevens verzamelen we door wat jij hebt ingevuld tijdens het registratieproces. Daarnaast ontvangen we jouw persoonsgegevens van derde partijen die we hebben ingeschakeld om deelname aan de UIT voor studenten en vrijwilligers mogelijk te maken (zie onder het kopje ‘Worden mijn gegevens met derden gedeeld?’).

Wat is de wettelijke grondslag?

Het verwerken van jouw persoonsgegevens voor de deelnameregistratie, doen wij op basis van de toestemming die je hebt gegeven tijdens de registratie. Wanneer je de verplichte velden in het registratieformulier op de UIT-website niet invult, kun je helaas niet deelnemen aan de UIT. Gegevens die wij uit surfconnect halen, verwerken wij, op basis van gerechtvaardigd belang. Het is in het belang van de UIT en de deelnemer dat deze gegevens juist zijn geregistreerd.

De voorkeuren en interesses die je bij de registratie opgeeft verwerken we op basis van jouw toestemming. Je kunt jouw toestemming altijd intrekken door te mailen naar privacy@utrechtseintroductietijd.nl.

Tot slot is het ook mogelijk dat de UU ook een wettelijke plicht heeft om jouw persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld als er een incident plaatsvindt tijdens de UIT-dagen waar de politie bij betrokken wordt. Ook kan het mogelijk zijn dat de UU jouw gegevens verwerkt om jouw vitale belangen te beschermen, bijvoorbeeld in het geval van een medisch noodgeval.

Hoe worden mijn persoonsgegevens beveiligd?

De UU past technische en organisatorische maatregelen toe om jouw persoonsgegevens te beschermen. Voorbeelden van genomen maatregelen, om bijvoorbeeld ongeoorloofde toegang tot of het ongeoorloofde gebruik van persoonsgegevens en de apparatuur die voor de verwerking wordt gebruikt te voorkomen, zijn:

• Toegang tot jouw persoonsgegevens gebeurt o.b.v. het need-to-know principe;
• De persoonsgegevens die worden verstuurd naar derden worden versleuteld middels encryptie;
• De personen die toegang hebben tot jouw persoonsgegevens zijn gehouden tot strikte professionele geheimhouding;

 Worden mijn gegevens gedeeld met derden?

Jouw persoonsgegevens worden gedeeld met derde partijen om deelname aan de UIT 2024 en de verschillende activiteiten mogelijk te maken. Hierbij kan je denken aan de aanbieder van het online registratieformulier of de betaalaanbieder die mogelijk maakt dat je aankopen kan doen tijden de UIT. De UU maakt afspraken met deze verwerkers om vertrouwelijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te waarborgen. Deze afspraken worden contractueel vastgelegd in zogeheten ‘verwerkersovereenkomsten’. 

De UU verstrekt persoonsgegevens aan handhavende autoriteiten of fraudebestrijdende organisaties wanneer dat noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting zoals de Belastingdienst.

Worden mijn gegevens gedeeld met partijen buiten de EER?

Je persoonsgegevens worden in beginsel niet doorgegeven naar ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dat wel gebeurt, treffen we passende maatregelen, zoals contractuele afspraken, om te waarborgen dat je gegevens adequaat worden beschermd.

Welke rechten heb ik volgens de AVG en hoe moet ik deze uitoefenen?

Je kunt een inzage- of correctieverzoek richten aan de UU. Geeft u daarbij duidelijk aan dat het gaat om een inzage- of correctieverzoek op grond van de AVG. Je kunt ook verzoeken jouw gegevens te laten verwijderen, echter dit is slechts mogelijk voor zover de UU nog aan zijn wettelijke verplichtingen kan voldoen, zoals de wettelijke bewaartermijnen. Houdt u er rekening mee dat het verstrekken van een kopie van een legitimatiebewijs nodig kan zijn om jouw identiteit te controleren.

Wanneer je één van de bovenstaande rechten wilt uitoefenen kan je daarvoor contact opnemen met privacy@utrechtseintroductietijd.nl.

 

Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?

Persoonsgegevens worden door de UU niet langer bewaard dan noodzakelijk is om het doel van de verwerking te realiseren of om te voldoen aan een wettelijke plicht. De persoonsgegevens die wij verzamelen in het kader van de UIT worden uiterlijk op 01/10/2024 verwijderd. Uitgezonderd hiervan zijn bepaalde betaalgegevens en het beeldmateriaal dat wordt gemaakt tijdens de UIT-Dagen. De betaalgegevens die nodig zijn voor de fiscale bewaarplicht worden 7 jaar bewaard. Het beeldmateriaal (zowel foto’s als video’s) wordt 5 jaar na de laatste UIT-dag van 2024 verwijderd uit onze systemen. Het beeldmateriaal wat is geplaatst op de online platformen zal online blijven staan voor promotie doeleinde. Als een persoon op het beeldmateriaal zichtbaar is mag deze ten alle tijden vragen om deze beelden te laten verwijderen.

Vragen

Mocht je vragen hebben over de wijze waarop jouw persoonsgegevens worden verwerkt, dan kun je die stellen via privacy@utrechtseintroductietijd.nl.